Pencatatan Kas Kecil: Pengertian, Metode, dan Jurnal Transaksi

1. Pengertian Kas Kecil

Kas kecil (petty cash) adalah sejumlah dana kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran operasional yang jumlahnya relatif kecil dan bersifat rutin, seperti pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi lokal, atau biaya konsumsi rapat. Dana ini biasanya dikelola oleh petugas khusus yang disebut petugas kas kecil (petty cash), yang bertanggung jawab dalam mengelola, mencatat, dan mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut.

• Tujuan Pengelolaan Kas Kecil

Tujuan utama pengelolaan kas kecil adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, sehingga pengeluaran kecil tidak perlu melalui prosedur otorisasi pembayaran yang panjang. Dengan adanya kas kecil, pengeluaran kecil dapat segera dibayarkan tanpa menunggu proses formal seperti pada pembayaran besar.

• Metode Pencatatan Kas Kecil

Terdapat dua metode utama dalam pencatatan kas kecil, yaitu:

A. Metode Imprest (Metode Dana Tetap)

Metode ini menetapkan jumlah kas kecil dalam jumlah tetap. Setiap kali kas kecil digunakan, tidak langsung dicatat dalam jurnal umum, tetapi cukup dicatat oleh petugas kas kecil. Saat saldo kas kecil hampir habis, pemegang kas kecil mengajukan pengisian kembali sesuai jumlah yang telah dikeluarkan. Pencatatan jurnal dilakukan hanya pada saat pengisian kembali.

Contoh:
Misalnya, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp1.000.000.

Jika dalam satu minggu digunakan untuk:

• Beli meterai Rp100.000
• Biaya parkir dan tol Rp50.000
• Konsumsi rapat Rp200.000

Total pengeluaran: Rp350.000

Maka saat pengisian kembali kas kecil:
Jurnal pengisian kembali:

Tidak ada jurnal saat pengeluaran dilakukan, hanya saat reimbursement (pengisian kembali).

B. Metode Fluktuasi (Metode Dana Tidak Tetap)

Dalam metode ini, setiap pengeluaran langsung dicatat dalam jurnal, dan jumlah kas kecil tidak selalu tetap. Pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran, sehingga lebih aktif namun juga lebih kompleks dibandingkan metode imprest.

Contoh transaksi:
Pada saat membeli materai Rp100.000:

Pengisian kembali kas kecil sebesar Rp500.000:

• Jurnal Transaksi Kas Kecil

Berikut adalah contoh pencatatan jurnal dengan metode imprest:

1. Pembuatan dana kas kecil awal:

• Pengeluaran selama periode – tidak dicatat dalam jurnal umum, hanya dicatat dalam buku kas kecil.

• Pengisian kembali kas kecil sesuai pengeluaran:

• Jika terjadi selisih atau kelebihan/kekurangan dana:
  Misal uang tunai tersisa Rp545.000, seharusnya Rp550.000, berarti terdapat kekurangan Rp5.000.

Jurnalnya:

• Kesimpulan

Pencatatan kas kecil sangat penting untuk memastikan bahwa pengeluaran operasional yang kecil dapat dilakukan secara efisien, namun tetap terkontrol. Pemilihan metode pencatatan, baik metode imprest maupun fluktuasi, tergantung pada kebutuhan dan sistem akuntansi masing-masing organisasi. Metode imprest lebih sering digunakan karena lebih sederhana dan memudahkan pengendalian dana.

Artikel ditulis oleh: Sudradjat (Dosen Tetap Program Studi Sarjana Akuntansi IBI Kesatuan)